Procesos de documentación manual y automatizada en la conservación de documentos.

Cuando se realza una documentación ya sea manual o automatizada se debe tener en cuenta el valor que tiene para la empresa. Hay que tener en cuenta que, si los documentos son físicos, de deben guardad de manera ordenada con sus debidas fechas en ambientes libres de humedad y se deben seguir ciertas recomendaciones para mantenerlos de la mejor calidad y cuando son automatizados o digitales deben estar protegidos con una debida copia de seguridad para almacenarlos de una manera correcta. En cuanto a los documentos digitalizados o electrónicos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Software: es de manera automática en el cual se gestiona y conservan los documentos de manera segura y permite la privacidad.

Copia de seguridad: en este se realiza el duplicado de los documentos o valores más importantes del ordenador y los guarda de manera segura, si se llega a dañar el ordenado restablece la información

Manera manual: se debe dejar la información en lugares seguros con los ambientes correctos y con una persona encarga de realizar esto para que no cualquiera pueda alterar la información,

Formatos para liquidaciones manuales

La liquidación manual es realizada inmediatamente e individualmente puede ser positiva y negativamente. Este da la opción de generar recibos de sueldos provisorio o definitivo.

Si esta liquidación es positiva los conceptos que requiere deben ser manuales, y mediante una plantilla se debe habilitación y con esta se generara los fondos de tesorería para poder ser autorizada y realizar su correspondiente pago.

si se realiza de forma negativa se debe extraer del sistema de liquidación ordinario, esta no se puede modificar por la plantilla y se notifica a la tesorería para su debida autorización.

Formatos de seguridad social - PILA (Plantilla integrada para Liquidación de Aportes) y ARP

Anteriormente las empresas tenían la ardua tarea de pagar a cada una de las entidades los aportes y parafiscales y era una tarea algo demorada y se iba mucho tiempo haciendo una por una, pero ahora es diferente ya que se creó una plantilla a la que solo se le realiza un pago y el sistema automáticamente paga a cada una de las administradoras.

Su nombre es Plantilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Fue creada para que los empleadores realicen los pagos a los aportes de pensión, E.P.S, ARP, ARL, SENA, ICBF, CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, etc. Esta plantilla tiene un sistema que le informa al empleador la totalidad de cuánto debe pagar y le muestra los sub factores de cada sistema

Una de las grandes ventajas de esta plantilla es la del tiempo ya que como lo realiza automáticamente el proceso se vuelve más corto, además muestra información del ingreso y la información del trabajador en cada uno de los subsistemas

Elaborado por: Stefanny Rodriguez Bustos