ORIGEN Y VIGENCIA DE LA NOVEDAD 

El origen de las novedades se establecen cada vez que se presenten eventualidades en los trabajos de la organización, la vigencia de las novedades es el mes en el que sucede ya que se tienen en cuenta para el tema de pagos, solicitudes y demás. 

PROCEDIMIENTO PARA TRAMITE DE DOCUMENTOS 

Todos los empleados vinculados mediante contrato de trabajo que se rija por la norma colombiana, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en las empresas del sector publico como privadas, en los casos de sustitución pensional o pensión deberá afiliarse a la persona beneficiaria de dicha sustitución o pensión. 

Se debe tener en cuenta que en toda firma de contrato el trabajador deberá suministrar al empleador la documentación requerida para legalizar su contratación, a su vez el empleador pondrá a disposición del nuevo trabajador los respectivos formatos de afiliación a la seguridad social, junto a la minuta de contrato, donde el trabajador diligenciara los campos requeridos, con la asesoría del personal de contratación o si es el caso los representantes de las distintas administradoras, una vez consolidada la información requerida, se recepcionaran por parte del área de vinculación los formatos de afiliación y los documentos presentados por el trabajador, los cuales se radicaran en las administradoras de seguridad social, para realizar la activación del trabajador. 

Elaborado por: Yurany Holguin 

PROCEDIMIENTOS Y FÓRMULAS PARA LIQUIDAR PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES

El ministerio de trabajo incluye las formulas que se pueden usar para llevar a cabo las liquidaciones laborales de la siguiente manera:

 Cesantias: (salario mensual * Días trabajados) / 360

Intereses sobre cesantias: (cesantias *Días trabajador * 0,12) / 360
prima de servicios: (salario mensual * Días trabajados  en el semestre) / 360

Vacaciones:(salario mensual básico * Días trabajados)/ 720

Hora extra diurna. Valor hora *1,25

Hora extra nocturna: Valor hora ordinaria * 1,35

Hora ordinaria dominical o festiva: Valor hora ordinaria *  1,75

PRESTACIONES ECONÓMICAS  PROVENIENTES DE LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, INCAPACIDADES, ACCIDENTES DE TRABAJO.

Incapacidad por enfermedad:  Los primeros días que paga la empresa, corresponde corresponden al 100% del salario, los días que paga la EPS corresponden a las dos terceras partes del salario base cotizada. 

Incapacidad por enfermedad profesional o accidente de trabajo: esta a cargo de las administraciones profesionales 

Incapacidad por enfermedad profesional: Según la ley 776 del 2002 en su articulo 3 estipula lo siguiente, todo afiliado a quien se le defina una incapacidad temporal  el 100% de su salario base, calculado desde el día siguiente que ocurre el accidente el pago se efectúa en los periodos  que el trabajador reciba regularmente su salario. 

Elaborado por: Yurany Holguin

Indemnizaciones por despido sin justa causa y plazos establecidos para consignar y pagar prestaciones sociales.

Indemnizaciones por despido sin justa causa de acuerdo con el contrato laboral

De acuerdo con el Código Sustantivo del trabajo, en su Art. 64 TERMINACIÓN UNILATERAL CON CONTRATO DE TRABAJO SIN JUSTA CAUSA, establece que: 

Por incumplimiento de lo pactado entre las partes, habrá lugar a la indemnización de perjuicios a cargo de la parte responsable. Esta indemnización comprende el lucro cesante y el daño emergente. 

1. Contratos a termino Fijo: El empleador deberá indemnizar el valor de los salarios faltantes para terminar el contrato laboral, o el lapso determinado por la duración de la obra o labor contratada, esta indemnización no sera inferior a 15 Días. 

2. En los contratos a termino indefinido la indemnización se pagara de acuerdo al tiempo laborado.

a) Para los trabajadores que reciben un salario menor a (10) salarios mínimos mensuales legales: El empleador pagara 30 Días de salario cuando el trabajador lleve un tiempo de servicio no mayor a 1 año, pero si el trabajador lleva mas de 1 año de servicio se le pagaran 20 Días de salario adicionales sobre los 30 Días de salario básicos, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.

b) Para los trabajadores que reciben un salario igual o superior a 10 salarios mínimos legales mensuales: Los trabajadores recibirán como indemnización 20 Días de salario, cuando el tiempo de servicio no sea mayor a 1 año, pero si el trabajador tiene mas de 1 año de servicio, se le pagara 15 Días adicionales de salario sobre los 20 Días básicos, por cada uno de los años subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción. 

Plazos establecidos para consignar y pagar prestaciones sociales conforme a la norma vigente 

Las prestaciones sociales deben ser liquidadas tal como lo dispone la norma incluyendo dentro de la base el auxilio de transporte.

1) Las cesantías deben consignarse a más tardar el 14 de febrero del año siguiente con corte el 31 de diciembre del año anterior en un fondo de cesantías elegido por el trabajador.

2) los intereses a las cesantías en el mes de enero siguiente. 

3) La prima de servicios debe pagarse cada 6 meses, es decir 2 periodos en el año, la primera debe pagarse a mas tardar el último día del mes de junio y la segunda en los primeros días del mes de diciembre.  
El trabajador puede demandar a su empleador por la no consignación de las cesantías en el tiempo legalmente estipulado en aplicación del Art. 99  de la ley 50 de 1990.
La sanción será de un salario diario del trabajador por cada día de retraso en la consignación. 

4) Para el auxilio de dotación, que hace parte de las prestaciones sociales, en caso de ser acordado su pago entre las partes, ya sea en dinero o especie, este se debe realizarse en 3 periodos durante el año, es decir cada 4 meses, para esta prestación no existe una formula de calculo o valor definido, ya que se puede acordar entre el empleador y trabajador, de igual forma podrán acordar si el auxilio de la dotación sera en dinero o especie, comprendiéndose que en especie, deberá corresponder a una dotación especifica para desempeñar las labores del cargo.     

Elaborado por: Anthonny Lestat Arenales Méndez 

Fuentes: Gerencie.com, Código Sustantivo del trabajo y Ley 50 de 1990

Cesantías, Intereses de Cesantias, Primas (legales y Extralegales) y Vacaciones

Cesantías 

Son una prestación social contemplada por la legislación Colombiana, cuyo proposito es proteger al cesante, es decir al trabajador cuando queda desempleado o simplemente se le ha terminado el contrato de trabajo.

Las Cesantías buscan que los trabajadores que queden sin trabajo, cuenten con los recursos que le permitan sobrevivir mientras logra conseguir otro trabajo. Se considera que son un ahorro a mediano o largo plazo, el cual es aportado por el empleador. 

Inicialmente se había estipulado que estas Cesantías únicamente podían ser retiradas una vez el trabajador quedara desvinculado de la organización, ya que se requerían para subsistir mientras conseguía un nuevo trabajo. Pero este objetivo ha sido modificado, ya que dichas Cesantías pueden ser retiradas antes de terminar el vinculo laboral, siempre y cuando sean destinadas para vivienda o educación.

Las Cesantías son propias del contrato de trabajo y tienen su origen en este mismo, por ende esta figura no existe en la contratación por servicios o por las cooperativas de trabajo asociado. 

Intereses de Cesantías 

Es el valor que el empleador debe pagar al trabajador correspondiente a los intereses por retención de Cesantías, el cual se calcula sobre las Cesantías que tenga el trabajador acumuladas al 31 de Diciembre, a una tasa porcentual del 12% anual. 

Los intereses se deben pagar a mas tardar al 31 de Enero y se pagan directamente al trabajador, a diferencia de las Cesantías, las cuales son consignadas a un fondo de Cesantías elegido por el trabajador. 

Los intereses de Cesantías son del 12% anual, o proporcional por fracción de año y se deben provisionar mensualmente cada vez que se liquida la respectiva nómina (puede hacerse quincenal o semanal) según sea el periodo de pago.

Debemos tener en cuenta que los intereses sobre Cesantías son diferentes a los rendimientos financieros que deben reportar los fondos que administran las Cesantías del trabajador. 

Primas legales y extralegales

Primas legales

Primas extralegales

Son beneficios del trabajador, hacen parte de las prestaciones sociales, las cuales se generan por disposición legal. La prima de servicios es un derecho de orden legal originado en el ART. 306 del Código sustantivo del trabajo. Su pago es obligatorio, y por ser un beneficio adicional, es decir una prestación social, no constituye salario, por lo cual no se incorpora en la base para el cálculo de seguridad social y aportes parafiscales.

Igualmente son beneficios de los trabajadores, y se generan por disposición reglamentaria, contractual o por liberalidad del empleador. Las primas extra legales no tienen origen en ninguna ley, pero su origen puede estar en el contrato de trabajo, en los pactos colectivos o en la voluntad del empleador. El pago de las primas extralegales es obligatorio cuando estas se originen en un acuerdo contractual o convencional, pero si se pagan de forma unilateral y por voluntad del empleador su pago no será obligatorio y dependerán de la voluntad del empleador. Las primas extralegales pueden ser factor salarial o no, dependiendo de su origen es decir de lo que se haya pactado por las partes.

Vacaciones

Es el derecho que tiene todo trabajador a recibir un descanso remunerado de quince (15) Días hábiles por concepto de la prestación de sus servicios durante un año de trabajo. 

El trabajador puede solicitar sus vacaciones pero estas son concedidas por mutuo acuerdo entre empleador y trabajador, beneficio que sera aprobado con quince (15) Días de anticipación. 

Las vacaciones se remuneran de acuerdo con el salario base en el momento en que el trabajador tome sus vacaciones. 

En caso que el trabajador no lleve un año trabajando, las vacaciones se le reconocerán en proporción al tiempo, sin importar cuanto sea este. Y se remuneran con base al salario que el trabajador este devengando. 

Elaborado por: Anthonny Lestat Arenales Méndez 

Pagos indirectos que constituyen o no salario, que afectan la base de la liquidación para la retención en la fuente, parafiscales, seguridad social y provisiones

Los pagos Indirectos que constituyen o no salario y que afectan las liquidaciones a los diferentes sistemas los podemos encontrar en el código sustantivo del trabajo Artículo 128. PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS. Primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.

 Elaborado por: Stefanny Rodriguez Bustos

Formatos de seguridad social - PILA, ARP, plazos y procedimientos para liquidación de aportes y Software en liquidación.

Formatos de seguridad social – PILA (Planilla Integrada para Liquidación de Aportes) y ARP.

Anteriormente las empresas tenían la ardua tarea de pagar a cada una de las entidades los aportes y parafiscales y era una tarea algo demorada y se iba mucho tiempo haciendo una por una, pero ahora es diferente ya que se creó una planilla a la que solo se le realiza un pago y el sistema automáticamente paga a cada una de las administradoras.

Su nombre es Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Fue creada para que los empleadores realicen los pagos a los aportes de pensión, E.P.S, ARP, ARL, SENA, ICBF, CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, etc. Esta plantilla tiene un sistema que le informa al empleador la totalidad de cuánto debe pagar y le muestra los subfactores de cada sistema.

Una de las grandes ventajas de esta plantilla es la del tiempo ya que como lo realiza automáticamente el proceso se vuelve más corto, además muestra información del ingreso y la información del trabajador en cada uno de los subsistemas.

Plazos y procedimientos para liquidación y pagos de aportes a seguridad social, ARP y terceros.

Para los pagos de aportes a seguridad social, ARP y terceros se tiene en cuenta cuantos trabajadores laboran en la empresa y los números de los dos últimos dígitos del Nit, y cuando son personas naturales se le agrega el número de cedula.

El decreto 1670 del 14 de mayo de 2007 el ministerio de la protección social impuso unos nuevos plazos para que las empresas realicen los pagos de seguridad social, ARP y terceros de sus trabajadores mensualmente.

Ministerio de la protección social decreto 1670 de, 14 de mayo de 2007 Artículo 1°. Plazos para la autoliquidación y el pago de los aportes a los subsistemas de la Protección Social para aportantes de 200 o más cotizantes. Quienes deben realizar aportes a los subsistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales del Sistema de Seguridad Social Integral, así como los destinados al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensación Familiar y a la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales, cuyas nóminas de trabajadores activos o pensionados contengan 200 o más cotizantes, efectuarán sus aportes en las fechas que se indican a continuación:

Software aplicativo en liquidación de aportes a la seguridad social y terceros.

El aplicativo de liquidación de aportes a la seguridad social y a terceros se llama FANAIA, esta es una aplicación web que fue creada para entregarle una gran solución a las empresas al realizar las liquidaciones de aportes PILA de manera automática, ya que liquida el valor a todas las entidades correspondientes a la seguridad social y parafiscales:

(AFP) Administradoras de pensiones, (EPS) Entidades promotoras de salud, (ARL) Administradoras de Riesgos laborales, (CCF) Las cajas de compensación familiar, (ICBF) El instituto Colombiano de Bienestar familiar, (SENA) Servicio Nacional de Aprendizaje.

Este aplicativo es 100% seguro, el empleador puede interactuar de manera segura con la entidad financiera que realiza las transacciones bancarias.

El acceso a la aplicación es realmente fácil lo único que requiere es una conexión a internet.

Este aplicativo tiene varias opciones

1. Administrador de los empleados: actualizar o modificar información de empleados.

2. Creador de novedades: Novedades estipuladas por la ley y liquidación de aportes.

3. Gestor de liquidaciones: autoliquidador de plantillas o validador de archivos planos.

Elaborado por: Stefanny Rodriguez Bustos

Factores salariales, prestaciones sociales y bases para liquidar provisiones y apropiaciones.

 Salarios.

Se entiende por salario que es una retribución que se la da a una persona o trabajador por un servicio que presta, el pago se establece en acuerdo bilateral en la firma del contrato pactado, el pago puede ser semanal, diario, quincenal y mensual.

 Factores salariales.

Los factores salariales es un derecho que tiene todo trabajador de acuerdo a las comisiones o bonificaciones y la prima de servicios.

 Prestaciones sociales:

Las prestaciones sociales es todo lo que tiene derecho  un trabajador a parte de su salario y auxilio de transporte, tales como apropiaciones, aportes parafiscales y seguridad social, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

factores y bases para liquidar las provisiones de prestaciones sociales y apropiaciones para la seguridad social.

Apropiaciones:

  Prima de servicios.  8.33%

 Vacaciones. 4.17%

Cesantías. 8.33%

Intereses de cesantías. 12%

 Aportes parafiscales:

·         Caja de compensación familiar. 4%

·         Servicio nacional de aprendizaje SENA. 2%

·         Instituto colombiano de bienestar familiar. 3%

 Seguridad social:

·         Régimen pensional. 12%

·         Régimen salud. 8.5%

·         Régimen de riegos profesionales. 0,522%

base liquidación. (EPS, FP, ARP, CCF, SENA, ICBF)

LIQUIDACION	EMPLEADOR	EMPLEADO	TOTAL
EPS	8.5%	4%	12.5%
FP	12%	4%	16%
ARP	0.522%	0%	0.522%
CCF	4%	0%	0%
SENA	2%	0%	0%
ICBF	3%	0%	0%

Aspectos legales concernientes a aportes de seguridad social, pagos a terceros y prestaciones sociales

1.    Aspectos legales concernientes a aportes de seguridad social, pagos a terceros y prestaciones sociales.

Normatividad para la liquidación de aportes

       Para la liquidación de estos aportes, debemos tener en cuenta los artículos 127 del C.S.T. y el Art 18 correspondiente a la ley 100 del 93, en donde habla que la base para la liquidación de los aportes a seguridad social como salud y pensión, se hacen con base al salario mensual del trabajador. Es decir la base de liquidación se hará sobre el salario que recibe no solo en papel moneda, sino también en especies, bonificaciones, comisiones o sobresueldos habituales, horas extras, dominicales y primas. 

Ley 100/93.

El objetivo principal de esta ley es el sistema de seguridad social integral, garantizando los derechos de  irrenunciabilidad.

LEY 50/90. 

Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.

Ley 789/2002.

      por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código.

      Artículo 1°. Sistema de Protección Social. El sistema de protección social se constituye como el conjunto de políticas públicas orientadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más desprotegidos. Para obtener como mínimo el derecho a: la salud, la pensión y al trabajo. 

RETENCIÓN EN LA FUENTE

La novedad de retención en la fuente está regida por el decreto 408 de 1995 y por los artículos 365 y 366 del Estatuto Tributario.

En este se asigna un porcentaje de retención en la fuente de acuerdo al salario ganado por el trabajador y de acuerdo con la retención que previamente fue establecida por la DIAN. De acuerdo con la ley tributaria se puede disminuir los aportes voluntarios de pensión pagos por vivienda, medicina prepara da y por educación.

MULTAS Y SUSPENSIONES 

Existen unas sanciones disciplinarias que se pueden imponer a un trabajador, además de unas amonestaciones, multas y suspensión del contrato. Esto es totalmente legal solo cuando el trabajador incumple con el reglamento interno o con algún artículo de código sustantivo del trabajo.

Estas multas y suspensiones son legales y las podemos encontrar en el código sustantivo del trabajo en los siguientes artículos:

ARTICULO 112. SUSPENSIÓN DEL TRABAJO. Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo, ésta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.

ARTICULO  113. MULTAS.

1. Las multas que se prevean, sólo puede causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no puede exceder de la quinta (5a) parte del salario de un (1) día, y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.

2. El empleador puede descontar las multas del valor de los salarios.

3. La imposición de una multa no impide que el empleador prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.

APORTES A COOPERATIVAS, SINDICATOS Y LIBRANZAS

Aportes a cooperativas: Los trabajadores en Colombia por ley deben hacer un aporte del 2% de su salario a estas cooperativas.

Aportes a sindicatos: En los estatutos debe haber una cuota de sostenimiento, ya que el trabajador de la empresa que tenga sindicato se pueda afiliar.

Libranzas: En este mecanismo participan tres partes, una acreedora, un trabajador y el empleador. En este se realiza un recaudo para que el trabajador pueda adquirir un crédito con el tercero.

Elaborado por: Stefanny Rodriguez Bustos