Impacto de la no conformidad
El no cumplimiento de un requisito especificado. Comprende las desviaciones o la ausencia de una o más características de calidad o elementos del sistema de gestión de la calidad en relación con los requisitos especificados.
El efecto de una no conformidad es el resultado potencial o real de un problema que requiere de evaluación, atención y seguimiento con fines de mejorarlo, haciéndolo conforme a las disposiciones iniciales sobre las cuales se debe desarrollar.
Para ello es importante tener presente las generalidades que presentan las no conformidades:
1. Todas las no conformidades, tienen medidas correctivas, dependiendo el análisis de causas, datos e investigación realizada.
2. El análisis de las causas es un procedimiento cuidadoso, que puede realizarse mediante el uso de diversas herramientas como, diagramas de relación, árbol de problemas, lluvia de ideas, diagramas de correlación, gráficos de control y diagramas de flujo.
3. Se deben identificar y proponer varias acciones posibles, con el fin de analizar cual o cuales son más factibles para implementar. Las acciones deben ser apropiadas a la magnitud del problema y sus riesgos.
4. Se cubrirá la totalidad de los requisitos expuestos por la normatividad.
Procedimientos para corrección de no conformidades
Una vez identificadas las no conformidades y sus causas, se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento.
1) Elaborar el plan de mejoramiento, empleando el formato de acción correctiva-preventiva.
2) Enviar mediante memorando en medio físico y por correo electrónico a la oficina asesora de planeación el formato de plan de mejoramiento.
3) Verificar que se haya utilizado alguna de las técnicas estadísticas sugeridas para el análisis de causas. Si no se utilizó una de estas herramientas, se devuelve el plan de mejoramiento para que sea diligenciado correctamente.
4) Verificar que los procesos a los que se les levanto la no conformidad hayan entregado el plan de acciones correctivas y demás soportes, si no lo han entregado en el plazo establecido, se deberá enviar memorando a cada responsable de proceso para que informe a la oficina asesora de planeación sobre dicho plan.
Efectos legales por el no tramite de la novedad
La conformidad es una de las necesidades y requisitos imprescindibles para toda persona o entidad que realiza actividades reguladas, siendo especialmente relevante en los casos de actividades que afectan a la información, en forma papel o electrónica.
Es por ello que se han fijado una serie de medidas legislativas dirigidas a reglamentar la sociedad de información y más concreta-mente a sus diferentes manifestaciones sectoriales, como el comercio electrónico, la administración electrónica, la salud electrónica o la justicia electrónica.
En este orden de ideas se entiende que los efectos por el no tramite de novedades son de carácter legislativo, donde teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad de la novedad se aplicara las sanciones disciplinarias y penalizaciones legales a que haya lugar de acuerdo a las leyes que regulan las novedades y a su vez las normas de calidad que guían el tratamiento y ejecución de la información, las cuales contemplan los lineamientos normativos que rigen la gestión de los procesos y procedimientos.
Oportunidad del trámite de no conformidades
La oportunidad del trámite de no conformidades, se presenta cuando identificamos y registramos el requisito especifico que no ha sido cubierto. Es decir identificar el incumplimiento para así mismo levantar las no conformidades. Los requisitos o incumplimientos pueden provenir de diferentes fuentes, por ejemplo pueden estar especificados en alguna de las normas de calidad y gestión de la organización, en las regulaciones legales aplicables, o por los clientes de la organización.
Esta en la organización hacerle frente al trámite de las no conformidades, ya que no se trata solo de idear un plan de control y archivar, el propósito principal es hacerles seguimiento y evaluar los resultados que se presenta al ejecutar y poner en marcha el plan o estrategia de control de no conformidad, para evidenciar que efectivamente cumple con los estándares de calidad esperados.
Sistema de Gestión de calidad frente a no conformidades
El número de no conformidades detectadas en una organización no es el aspecto más importante a tener en cuenta en la implantación y/o certificación de un sistema de gestión, sino la actitud que adopta la misma frente a ellas. Es decir que serán bienvenidas todas las no conformidades que sirven para que la organización aproveche toda la información que le brindan estas en su afán por mejorar.
Las no conformidades sirven para ser utilizadas por la organización en la mejora de sus procesos de gestión implantados, para tal caso los sistemas de gestión de calidad, que finalmente son los encargados de velar por el cumplimiento de los procedimientos y de seguir las normas de calidad establecidas para la ejecución de los mismo como medida de seguridad y en cumplimiento de las legislaciones reglamentarias establecidas.
Por: Anthonny Lestat Arenales Méndez
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